Procedura zewnętrzna - Sygnaliści - Komenda Powiatowa Policji w Kołobrzegu

Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w Komendzie Powiatowej Policji w Kołobrzegu

Rozdział I

Przepisy wstępne

§ 1. Procedura zgłoszeń zewnętrznych stanowi realizację obowiązków wynikających z art. 33 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928 – zwana dalej ustawą o sygnalistach) i służy do zgłaszania naruszeń prawa w rozumieniu tej ustawy oraz podejmowania działań następczych w Komendzie Powiatowej Policji w Kołobrzegu.

§ 2. Celem procedury jest ukształtowanie efektywnego i jednolitego systemu przyjmowania informacji o naruszeniach prawa, poprzez stworzenie bezpiecznych kanałów zgłoszeniowych, zapobiegających podejmowaniu jakichkolwiek działań odwetowych wobec sygnalisty.

§ 3. Procedura zgłoszeń zewnętrznych ma zastosowanie do naruszeń prawa określonych w art. 3 ust. 1 ustawy o sygnalistach, zgłaszanych lub ujawnianych naruszeń prawa w rozu-mieniu art. 4 ust. 1 i 2 ustawy o ochronie sygnalistów.

§ 4. Niniejsza zewnętrzna procedura stanowi realizację postanowień określonych w art. 33  ustawy o sygnalistach. Natomiast do pozostałych kwestii nie objętych zewnętrzną proce-durą ma zastosowanie wyżej cytowana ustawa.

Rozdział II

Komórka/osoba odpowiedzialna za procedowanie zgłoszeń

§ 5. 1. Do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych dotyczących naruszeń prawa, o których mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o sygnalistach w Komendzie Powiatowej Policji w Kołobrzegu oraz podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia zewnętrznego i dalszą komunikację ze zgłaszającym/sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie zgłaszającemu/sygnaliście informacji zwrotnej oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych, a także do prowadzenia Rejestru zgłoszeń zewnętrznych, upoważniony przez Komendanta Powiatowego Policji w Kołobrzegu jest specjalista Zespołu ds. Organizacji Służby i Zarządzania Kryzysowego Wydziału Prewencji Komendy Powiatowej Policji w Kołobrzegu oraz Pełnomocnik
ds. Ochrony Informacji Niejawnych Komendy Powiatowej Policji w Kołobrzegu.

2. Nadzór nad czynnościami realizowanymi przez osoby, o których mowa w ust. 1, sprawuje I Zastępca Komendanta Powiatowego Policji w Kołobrzegu, który każdorazowo po wpływie zgłoszenia do KPP wyznacza bezstronną osobę odpowiedzialną za dalsze procedowanie zgłoszenia.

3. W zależności od merytorycznego przedmiotu zgłoszenia, Komendant Powiatowy Policji w Kołobrzegu, na wniosek I Zastępcy Komendanta Powiatowego Policji w Kołobrzegu lub specjalisty Zespołu ds. Organizacji Służby i Zarządzania Kryzysowego Wydziału Prewencji KPP lub Pełnomocnika OIN KPP, może upoważnić inne, bezstronne osoby z KPP (bazując na ich wiedzy i doświadczeniu zawodowym) do uczestniczenia w procesie weryfikacji zgłoszenia oraz w procesie działań następczych. Nie dotyczy to jednak osób, co do których z treści zgłoszenia wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób zaangażowane w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot zgłoszenia, a także osób pozostających w relacji podległości służbowej z osobami, których dotyczy zgłoszenie.

4. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa przez specjalistę Zespołu ds. Organizacji Służby i Zarządzania Kryzysowego Wydziału Prewencji KPP, zgłoszenie składa się bezpośrednio Komendantowi Powiatowemu Policji w Kołobrzegu w sposób określony w § 11 ust. 5 procedury zgłoszeń zewnętrznych.

5. W okolicznościach, o których mowa w ust. 4, Komendant Powiatowy Policji w Kołobrzegu wyznacza pełnomocnika OIN KPP, upoważnionego do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia zewnętrznego i dalszą komunikację ze zgłaszającym/sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie zgłaszającemu/sygnaliście informacji zwrotnej oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych. Przepis ust. 3 w odniesieniu do pełnomocnika OIN KPP stosuje się odpowiednio.

6. Dla osób, o których mowa w ust. 1-5, wprowadza się wzory upoważnień, które stanowią załączniki nr 1 i nr 2 do procedury zgłoszeń zewnętrznych.

Rozdział III

Poufność informacji

§ 6. 1. Osoby upoważnione, o których mowa w Rozdziale II procedury zgłoszeń zewnętrznych, w zakresie przetwarzania danych osobowych zobowiązane są do uniemożliwienia nieupoważnionym osobom uzyskania dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewnie­nia ochrony poufności tożsamości zgłaszającego/sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób. Zachowanie tajemnicy (w zakresie informacji i danych osobowych, uzyskane w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych) obliguje osoby upoważnione także po ustaniu stosunku pracy/służby lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę/służbę.

2. Wzór oświadczenia o zachowaniu poufności stanowi załącznik nr 3 do procedury zgłoszeń zewnętrznych.

3. Na każdym etapie procedowania zgłoszenia, osoby do tego upoważnione, posługują się jedynie numerem sprawy/zgłoszenia.

§ 7. W przypadku, gdy zgłoszenie zewnętrzne zostało przyjęte przez osobę nieposiadającą upoważnienia w tym zakresie, osoba ta zobowiązana jest do:

1. zachowania w tajemnicy informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości zgłaszającego, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu;
2. niezwłocznego przekazania zgłoszenia zewnętrznego bezpośrednio Komendantowi Powiatowemu Policji w Kołobrzegu bez wprowadzania jakichkolwiek zmian w tym zgłoszeniu.

§ 8. Klauzulę informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa stanowi załącznik nr 4 do procedury zgłoszeń zewnętrznych.

§ 9. Klauzulę informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych osób, których dane zostały pozyskane w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa stanowi załącznik nr 5 do procedury zgłoszeń zewnętrznych.

§ 10. 1. Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.

2. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa w ust. 1 sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

3. Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego. 

4. Na żądanie sygnalisty nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania wydaje się zaświadczenie, w którym potwierdza się, że sygnalista podlega ochronie określo-nej w przepisach Rozdziału  2 ustawy o ochronie sygnalistów.

5. Wzór zaświadczenia o ochronie sygnalisty stanowi załącznik nr 6 do procedury zgłoszeń zewnętrznych.

Rozdział IV

Sposoby przekazywania zgłoszeń

§ 11. 1. Sposoby przekazywania zgłoszeń zewnętrznych, obejmują możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie (za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej lub podczas bezpośredniego spotkania), pisemnie (w postaci papierowej), elektronicznie.

2. Zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu sprawy oraz co najmniej następujące informacje: datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa (wskazanie kontekstu związanego z pracą/służbą w KPP w Kołobrzegu), opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa, wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie, wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa, wskazanie wszystkich dowodów i informacji, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia, wskazanie preferowanego adresu do kontaktu. Wzór formularza zgłoszenia stanowi załącznik nr 7 do procedury zgłoszeń zewnętrznych.

3. Zgłoszenie ustne, za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej pod numerem telefonu: 47 78 46 535 lub 47 78 46 613 dokonane może być od poniedziałku do piątku w godz. od 7:30 do 14:00 (poza dniami ustawowo wolnymi od pracy). Zgłoszenie to dokumentowane jest w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg, sporządzonego przez osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń. Zgłaszający może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przez jego podpisanie. Sposób dokonania sprawdzenia ustalony zostanie ze zgłaszającym w trakcie rozmowy.

4. Na wniosek zgłaszającego zgłoszenie ustne ma miejsce podczas bezpośredniego spotkania w KPP w Kołobrzegu, zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W trosce o zachowanie poufności tożsamości zgłaszającego, spotkanie takie organizowane jest po uprzednim wyznaczeniu jego terminu. Preferowaną formą wyznaczenia terminu spotkania jest skorzystanie z numeru telefonu: 47 78 46 535 lub 47 78 46 613. Podczas spotkania, za zgodą zgłaszającego, zgłoszenie dokumentowane jest w formie protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń. Zgłaszający może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.

5. Zgłoszenie pisemne w postaci papierowej może być dokonane poprzez:

1. 1. wysłanie go na adres: Komenda Powiatowa Policji w Kołobrzegu,
      ul. Kilińskiego 20, 78-100 Kołobrzeg, w zamkniętej kopercie z dopiskiem: „zgłoszenie zewnętrzne – do rąk własnych Komendanta Powiatowego Policji
      w Kołobrzegu, nie otwierać w sekretariacie”;
   2. doręczenie go osobiście w KPP w Kołobrzegu na stanowisko Zespołu Dyżurnych lub do Sekretariatu Komendanta Powiatowego Policji w Kołobrzegu, w zamkniętej kopercie z dopiskiem jak w pkt 1.

6. W celu zwiększenia poziomu poufności przed dostępem do treści osoby nieupoważnionej, dopuszcza się włożenie listu do podwójnej koperty.

7. Koperta z dopiskiem, o którym mowa w ust. 5 pkt 1, nie może być otwierana przez osobę nieposiadającą  pisemnego upoważnienia Komendanta Powiatowego Policji w Kołobrzegu
do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych.

8. Dostęp do wiadomości złożonej w zamkniętej kopercie z dopiskiem „zgłoszenie zewnętrzne – do rąk własnych Komendanta Powiatowego Policji w Kołobrzegu, nie otwierać w sekretariacie” ma wyłącznie: Komendant Powiatowy Policji w Kołobrzegu.

9. Zgłoszenie za pomocą poczty elektronicznej (jedynie poprzez wypełnienie formularza zgłoszenia zewnętrznego umieszczonego na stronie internetowej) załącznik nr 8. Wypełniony formularz zgłoszenia przesyła się na dedykowaną do tego celu specjalną skrzynkę elektroniczną, podaną na stronie internetowej KPP, w zakładce sygnaliści - mail :  sygnalista.kolobrzeg@sc.policja.gov.pl.

§ 12. 1. Zgłoszenia, o których mowa w niniejszym rozdziale, nie podlegają rejestrowaniu w sposób określony w szczegółowych zasadach postępowania z dokumentami jawnymi w Komendzie Wojewódzkiej Policji w Szczecinie i jednostkach organizacyjnych Policji województwa zachodniopomorskiego.

2. Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku wystąpienia okoliczności wskazanych w § 14 ust. 3 procedury zgłoszeń zewnętrznych.

§ 13. W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej zgłaszający/sygnalista podaje adres do kontaktu. Jeżeli w zgłoszeniu nie podano adresu do kontaktu ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych, nie będzie realizowany obowiązek potwierdzania przyjęcia zgłoszenia oraz udzielania informacji zwrotnej w kolejnych etapach procedowania zgłoszenia.

Rozdział V

Wstępna weryfikacja zgłoszenia

§ 14. 1. W ramach podejmowania działań następczych, dokonuje się wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego, polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz o ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a jeżeli nie należy – na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych. Rozpatruje zgłoszenia zewnętrzne – w przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu.

2. W przypadku stwierdzenia w toku wstępnej weryfikacji negatywnych przesłanek, o których mowa w ust. 1, brak jest podstaw do prowadzenia działań następczych.

3. W sytuacji, o której mowa w ust. 2, informuje się zgłaszającego (w formie ustnej lub pisemnej – w zależności od obranego przez niego kanału do dokonywania zgłoszeń), podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia, tj. wskazując, że brak jest podstaw do dalszego procedowania zgłoszenia w trybie ustawy o ochronie sygnalistów oraz procedury zgłoszeń zewnętrznych, a co za tym idzie do podjęcia działań następczych. Można przy tym poinformować zgłaszającego, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych np. skargi, wniosku, petycji, jako przedmiot powództwa cywilnego lub może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie. W zależności od przedmiotu zgłoszenia, np. stanowiącego informację o możliwości popełnienia czynu zabronionego ściganego w trybie publicznoskargowym, informuje się zgłaszającego m.in. o przekazaniu jego zgłoszenia do organu właściwego, celem dalszego procedowania sprawy.

4. W przypadku stwierdzenia w toku wstępnej weryfikacji pozytywnych przesłanek, o których mowa w ust. 1, podejmuje się działania następcze.

§ 15. 1. I Zastępca Komendanta Powiatowego Policji w Kołobrzegu lub osoba upoważniona, w terminie 7 dni od dnia wpływu do KPP w Kołobrzegu zgłoszenia dokonanego za pośrednictwem kanałów komunikacji wskazanych w § 11 ust. 3-5 procedury zgłoszeń zewnętrznych, potwierdza sygnaliście przyjęcie zgłoszenia zewnętrznego - chyba, że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

2. W przypadku wystąpienia okoliczności, o których mowa w § 5 ust. 4 procedury zgłoszeń zewnętrznych, I Zastępca Komendanta Powiatowego Policji w Kołobrzegu lub osoba upoważniona, w terminie 7 dni od dnia wpływu do KPP w Kołobrzegu zgłoszenia dokonanego za pośrednictwem kanału komunikacji wskazanego w § 11 ust. 5, potwierdza sygnaliście przyjęcie zgłoszenia zewnętrznego - chyba, że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych.

3. Wzór potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego stanowi załącznik nr 9 do procedury zgłoszeń zewnętrznych.

Rozdział VI

Rejestr zgłoszeń zewnętrznych

§ 16. 1. Zgłoszenie zewnętrzne zawierające informacje o naruszeniu prawa, dokonane przez sygnalistę za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji w sposób wskazany w Rozdziale IV procedury zgłoszeń zewnętrznych, podlega zarejestrowaniu w Rejestrze zgłoszeń zewnętrznych, który przechowywany jest przez specjalistę Zespołu ds. Organizacji Służby i Zarządzania Kryzysowego Wydziału Prewencji KPP w Kołobrzegu. Wzór Rejestru zgłoszeń zewnętrznych stanowi załącznik nr 10 do procedury zgłoszeń zewnętrznych.

2. Wpisy do Rejestru zgłoszeń zewnętrznych dokonują osoby upoważnione. Rejestr ten przechowywany jest w pomieszczeniu służbowym zabezpieczonym przed dostępem osób postronnych w szafie zamykanej na klucz.

3.  Rejestr zgłoszeń zewnętrznych prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności, a dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Rozdział VII

Działania następcze

§ 17. 1 Zasadniczym celem działań następczych jest weryfikacja prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu zewnętrznym - polegająca na uprawdopodobnieniu zgłoszenia oraz przeciwdziałanie nieprawidłowościom, o których mowa w zgłoszeniu zewnętrznym – poprzez podjęcie działań zaradczych przed wystąpieniem skutków naruszenia prawa lub ich maksymalne zminimalizowanie po ich wystąpieniu.

2. Działania następcze realizowane są w szczególności w formie wewnętrznego postępowania zmierzającego do realizacji celów działania następczego.

3. W ramach działań następczych istnieje m.in. możliwość.:

1. 1. 1. 1. 1. zwracania się o zajęcie stanowiska do osoby, której dotyczy zgłoszenie – z zachowaniem zasad poufności tożsamości sygnalisty;
            2. odbierania wyjaśnień od osób dysponujących wiedzą w przedmiocie badanego naruszenia, w celu zgromadzenia dodatkowych informacji;
            3. pozyskiwania kopii dokumentów dotyczących badanego naruszenia – z poszanowaniem przepisów prawa regulujących kwestię dostępu do danej dokumentacji procedowanej w określonym trybie postępowania;
            4. występowania do sygnalisty/osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, z wykorzystaniem adresu do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu – zwłaszcza, jeśli treści zawarte w danym zgłoszeniu nie pozwalają w pełni na realizację celów działań następczych.

4. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności tożsamości sygnalisty, odstępuje się od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.

5. W toku realizacji działań następczych, wszystkie osoby je realizujące, mają obowiązek podejmowania czynności, z zachowaniem należytej staranności, a także obowiązek zapewnienia ochrony poufności tożsamości sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, osoby powiązanej z sygnalistą, a także osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby wskazanej w zgłoszeniu.

6. I Zastępca Komendanta Powiatowego Policji w Kołobrzegu lub osoba upoważniona, przekazuje sygnaliście informację zwrotną na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań w maksymalnym terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w § 15 procedury zgłoszeń zewnętrznych - 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia zewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych. Okoliczność przekazania informacji zwrotnej w wymienionym terminie, nie jest równoznaczna z ostatecznym zakończeniem działań następczych.

7. Zakończenie działań następczych dokumentuje się sprawozdaniem przedkładanym do zatwierdzenia Komendantowi Powiatowemu Policji w Kołobrzegu, zawierającym informacje o:

1. przebiegu realizowanych czynności;
2. realizacji celów działania następczego;
3. rekomendacjach: w zakresie wskazania środków naprawczych (autokorekty) możliwych do wdrożenia w KPP w Kołobrzegu lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, która dokonała naruszenia prawa, jak również lub w zakresie dalszego nadania biegu sprawie m.in. poprzez wskazanie, że wskutek działań następczych stwierdzono, iż informacja objęta zgłoszeniem winna być procedowana w trybie postępowania prawnego toczącego się na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności: postępowania karnego, cywilnego, administracyjnego, dyscypli-narnego lub o naruszenie dyscypliny finansów publicznych, albo postępowania toczącego się na podstawie regulacji wewnętrznych wydanych w celu wykonania przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności antymobbingowych;
4. wskazaniu czy w toku działań następczych ujawniono okoliczności podlegające odpowiedzialności karnej uregulowanej w Rozdziale 6 ustawy o ochronie sygnalistów, a szczególności: art. 54 – „uniemożliwienie lub utrudnianie dokonania zgłoszenia”, art. 55 – „podejmowanie działań odwetowych”, art. 56 – „ujawnienie tożsamości sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą”, art. 57 – „dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego pomimo wiedzy o braku naruszenia prawa”.

Rozdział  VIII

Tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo

§ 18. Zgłoszenia zewnętrzne, które są anonimowe, nie będą rozpatrywane według niniejszej procedury. 

Rozdział IX

Procedura zgłoszeń zewnętrznych w Komendzie Powiatowej Policji w Kołobrzegu wchodzi w życie z dniem 25 grudnia 2024 r.